Gegevens verzamelen zonder erin te verdrinken
Verzamel alleen wat je gebruikt, en vraag minder van de mensen om wie het gaat.
Voor goede doelen en stichtingen, sociale ondernemingen en 1 meerVerbeteringHoort bij
- Voor
- Goede doelen en stichtingen, Sociale ondernemingen, Impactdata en software
- Perspectief
- Verbetering
- Fase
- Intelligence-ontwerp, Intelligence-operaties
- Raamwerken en methodes
- Lean Data, Most significant change (MSC)
- Technologie
- LimeSurvey en Typeform, Dataplatformen
- Trefwoorden
- Monitoringplan, Nulmeting
Gegevens verzamelen voelt vaak als een last. Voor het team, en voor de deelnemers die alweer een vragenlijst krijgen. Het kan lichter. Verzamel net genoeg om betere keuzes te maken.
Vijf principes
- Begin bij een besluit. Wat ga je met deze gegevens doen?
- Begin klein. Een paar goede indicatoren zeggen meer dan een lange lijst.
- Bouw het in je werk in.
- Laat mensen zien wat je met hun gegevens deed.
- Verbeter je aanpak als je iets leert.
Verhalen en cijfers
Verhalen verzamel je door regelmatig te vragen wat de belangrijkste verandering was. Bespreek ze samen in het team. Cijfers haal je eerst uit wat je al hebt, zoals aanmeldingen, aanwezigheid en dossiers. Een korte meting voor en na zegt vaak meer dan een grote enquête.
Voor een rapportage aan je financier of bestuur heb je zelden meer nodig. Ook een investeerder heeft meer aan drie goede cijfers dan aan dertig. Een sociale onderneming heeft die cijfers vaak al, in de gegevens over haar klanten en haar missie.
Gereedschap
Je hebt geen duur systeem nodig. Met een spreadsheet of een eenvoudig formulier kom je ver. Kies je toch een product, kijk dan naar het datamodel: hoe slaat het je gegevens op? En kijk naar de integratie met wat je al gebruikt. Vraag of het aansluit op standaarden zoals IRIS+. En vraag wat er de komende tijd aan verandert, de roadmap.
Inbouwen in je werk
- Stel in elk teamoverleg één leervraag.
- Maak van de aanmelding een moment om gegevens te verzamelen.
- Gebruik aantekeningen uit het dagelijkse werk als bron.
- Leg verhalen vast tijdens het gewone werk.
Minder vragen van mensen
- Vraag iets één keer, en gebruik het vaak.
- Vul formulieren vooraf in met wat je al weet.
- Geef mensen iets terug voor hun tijd.
Signalen dat het te veel wordt
- Je verzamelt gegevens voor het geval dat.
- Een vragenlijst duurt langer dan tien minuten.
- Gegevens staan ongebruikt in een spreadsheet.
- Collega’s stellen dezelfde vragen aan dezelfde deelnemers.
- Deelnemers ervaren het invullen als straf.
Kijk na een halfjaar welke gegevens je echt gebruikte. De rest kun je laten vallen.
