Je klant stuurt een duurzaamheidsvragenlijst. Waar begin je?

Er ligt een vragenlijst op je bureau. Een grote klant wil weten hoeveel CO2 je uitstoot, hoe je met medewerkers omgaat en wat je leveranciers doen. De deadline is over drie weken, en je hebt geen duurzaamheidsafdeling. Veel mkb-bedrijven krijgen zo’n lijst. Zo pakken we dat samen met hen aan.

We lezen de lijst eerst helemaal

Ga de vragen langs en zet ze in drie groepen. In de eerste groep komen vragen die je meteen kunt beantwoorden. In de tweede vragen waarvoor je iets moet opzoeken of uitrekenen. In de derde wat je niet kunt beantwoorden. Het helpt om te zien hoe groot elke groep is. Vaak valt het mee.

Vraag wat je klant echt nodig heeft

Valt je klant onder de Europese rapportageregels, de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD)? Dan mag die voor zijn verslag niet veel verder vragen dan de VSME, een vrijwillige standaard voor kleinere bedrijven. De precieze regels volgen nog. Gaat een vraag veel verder, bel dan je contactpersoon en vraag waarvoor ze het nodig hebben. Vaak blijkt dat minder te zijn dan de lijst.

Zoek je cijfers bij elkaar

Veel antwoorden liggen al in je administratie. Denk aan de energierekeningen voor stroom en gas, en de tankpassen van je auto’s. Verzuim en ongevallen staan in je personeelsadministratie. En de facturen van je grootste leveranciers zeggen ook veel.

Schrijf bij elk cijfer op waar het vandaan komt. Dan kun je het volgend jaar herhalen, en kan je klant het nagaan als die doorvraagt.

‘Dit weten we nog niet, we meten het vanaf januari’ is een goed antwoord. Een klant vertrouwt dat meer dan een gok. Een verkeerd cijfer dat later terug moet, doet de relatie meer kwaad.

Vraagt de klant naar je eigen leveranciers, dan heb je daar vaak weinig zicht op. Noem dan wat je wel weet, bijvoorbeeld bij wie je het meest inkoopt.

Bewaar het werk

De volgende klant stuurt een ander format, maar de vragen lijken op elkaar. Bewaar je antwoorden daarom in één document, met de bron erbij. Leg ook vast hoe je de cijfers maakte. Dan gaat de kennis niet verloren als de collega die het deed vertrekt.

Een goed ingevulde lijst laat zien dat je een betrouwbare partner bent. Dat helpt als je naast grotere leveranciers inschrijft. Bij een familiebedrijf laat het ook zien wat je al jaren doet voor je mensen en de regio.

Zit je in een branchevereniging, vraag dan of die een gezamenlijk format heeft. Dan hoeven leden de basis maar één keer in te vullen. Werk je zelf bij een brancheorganisatie, dan scheelt een gedeeld format op basis van de VSME je leden veel werk.

Wil je dat we meekijken? Bij een lijst met een deadline begint dat meestal met Spoed, onze hulp als het niet kan wachten.