Je financier vraagt om resultaten. Waar begin je?

Vaak begint het met een mail. Een financier wil in de tussenrapportage zien wat je werk oplevert. Of de aanvraag voor volgend jaar vraagt om resultaten. Bij een sociale onderneming vraagt soms ook het bestuur of een investeerder erom. En er is nog niets gemeten. Dat komen we vaak tegen, en het is geen schande. Kleine organisaties hebben hun tijd nodig voor het werk zelf.

De reflex is dan om snel iets te bouwen. Een vragenlijst, een dashboard, een lijst met indicatoren uit een raamwerk. We doen dat bewust niet. Wie in haast gaat meten, meet wat makkelijk te tellen is. Dan krijg je een verslag over activiteiten: veertig workshops, honderd deelnemers. Dat zegt wat je deed. Het zegt niet wat er veranderde.

We beginnen bij de vraag achter de vraag

Achter de vragen van een financier zitten bijna altijd dezelfde drie. Wat verandert er voor de mensen om wie het gaat? Hoe weet je dat? En wat leer je ervan? Daar beginnen we, nog voordat er een getal op tafel ligt.

Meestal doen we dat in een gesprek van een uur. Iemand van het team zit erbij, en het liefst ook iemand om wie het gaat. We schrijven op voor wie het werk is. Wat wordt er voor hen anders als het lukt? En waaraan zou je dat merken? Dat is het begin van een verandertheorie. Het past op één pagina. Vaak is het de eerste keer dat een team het zo samen opschrijft.

Wat je al hebt, is vaak genoeg

Daarna kijken we wat er al is. Aanmeldingen, evaluatieformulieren, mails van deelnemers, verslagen van overleg. Er is bijna altijd meer bewijs dan je denkt. Het ligt alleen verspreid. Bij een bewonersinitiatief zijn dat vaak foto’s en verhalen van vrijwilligers uit de wijk. Bij elk stuk zeggen we hoe oud het is, wie het verzamelde en wie er ontbreekt. Een cijfer van drie jaar geleden mag, als je erbij zegt dat het van drie jaar geleden is.

Wat ontbreekt, vragen we de mensen zelf. Vijf korte gesprekken leveren vaak meer op dan een enquête die niemand invult. Een raamwerk als de SDG’s of IRIS+ laten we in het begin liggen. Dat kan later, als je weet wat je wilt laten zien. Voor het eerste jaar is een spreadsheet genoeg.

Het verslag aan de financier

In het verslag houden we de volgorde van de verandertheorie aan. Eerst de mensen om wie het gaat. Dan wat er voor hen veranderde. Dan de signalen die dat laten zien, zoals een getal en een citaat. We schrijven ook op wat niet lukte en wat we nog niet weten. Dat voelt kwetsbaar. Toch merken we dat financiers een eerlijk verslag meer vertrouwen dan een glad verslag. Het verslag eindigt met wat de organisatie anders gaat doen. Daar gaat het een financier uiteindelijk om.

Is de deadline over een paar weken? Dan werkt dit ook, alleen kleiner. Eén verandering, twee signalen, en een eerlijke zin over wat volgend jaar beter moet.

Wil je dat we meekijken? Dat begint meestal met een scan of met één expertvraag. Wat dat kost, staat bij onze oplossingen.